数据保留制度

数据保留制度（以下简称“本制度”）适用于德国海外商会联盟·大中华区，即德国工商大会在北京、上海和广州的三个代表处（以下简称 “代表处”）、中国德国商会（以下简称 “GCC”）、德中工商技术咨询服务（太仓）有限公司（以下简称 “GIC”）及其分公司的个人信息处理。为确保德国海外商会联盟·大中华区遵守欧盟法律、中国法律和德国海外商会联盟·大中华区的隐私制度，指引德国海外商会联盟·大中华区及其员工进行个人信息的保留与销毁，特制定本制度。

本制度自2024年5月15日起生效。德国海外商会联盟·大中华区保留随时修订、修改或者调整本制度的权利。

(1). 在开展业务的过程中，德国海外商会联盟·大中华区收集了很多个人信息。德国海外商会联盟·大中华区致力于确保只在所要求的特定时间内保留相关的、必需的个人信息记录。在可能的情况下，需要提供相关证据证明记录或者个人信息保留的必要性，说明数据在特定时间内应保留的原因。

(2). 在特定情形下，出于取证或者满足运营的需要，为遵守法律规定，记录应当保留。过早销毁个人信息记录可能会违反相应的法律法规，导致诉讼索赔抗辩的失败或者造成运营上的困难或者不利。

同样，在特定情形下，为遵守法律规定如保护个人信息的规定，含个人信息的记录应当被销毁。此外，永久保留所有含个人信息的记录是不现实的。适当地销毁记录有助于德国海外商会联盟大中华区保有足够的电子办公存储空间，使工作环境更加有效和可持续。

因此，德国海外商会联盟·大中华区在评估是否保留个人信息记录时，遵循“需要知道”而非“最好知道”的原则。

(3). 界定数据保留期间时，德国海外商会联盟·大中华区应确保个人信息记录在保留期间应是最新的、准确的。

(1). 本制度适用于德国海外商会联盟·大中华区的所有员工、实习生和劳务派遣人员。因此，德国海外商会联盟·大中华区的所有员工、实习生和劳务派遣人员都必须遵守本制度，包括本制度所附的数据保留时间表和本制度中任何诉讼保留的通信。

(2). 本制度适用于与德国海外商会联盟·大中华区的业务有关的，由德国海外商会联盟·大中华区和代表德国海外商会联盟·大中华区处理个人信息的第三方所持有的所有个人信息记录。

(1). 只有出于合法商业目的和合法依据，个人信息记录才应当被保留。当个人信息记录无需再用于收集目的时，个人信息记录应得到处理。处理个人信息记录有以下方式：(i)安全删除或者销毁；(ii)匿名化或者(iii) 当存储和对这些个人信息采取必要的安全保护措施不可行，需要停止处理个人信息的，转移到档案馆（法律或者适用的记录保留时间表禁止的除外）。

(2). 为避免疑问，根据本制度，电子邮件也是个人信息记录的一种形式。因此，本制度适用于（从公司电子邮件账户发送或者接收的）电子邮件的存储和销毁。（从公司聊天账户发送或者接收的）聊天会话在大多数情况下无需根据本制度进行维护，但是本制度也适用于该类聊天会话。

(3). 个人信息的纸本记录应使用德国海外商会联盟·大中华区办公室的碎纸机进行处理，或者由德国海外商会联盟·大中华区委托的记录粉碎供应商进行处理。电子文件的销毁必须与IT部门协调，同时确保所有备份全部删除。对于不是由IT部门维护的系统，电子文件的销毁必须由相关业务部门处理。

(4). 个人信息的重大销毁，如大规模销毁，应与数据保护官进行沟通。销毁记录应当保留，且应详细说明所销毁的数据、数据销毁前的存储位置、销毁日期、销毁数据的授权人、销毁数据的执行人和销毁方式。

(1). 在某些特定情况下，本制度的适用存在一项例外情形，即存在现实或者潜在的诉讼或者调查时。这种例外被称为诉讼保留或者法律保留。该例外优先于可适用的个人信息记录销毁时间表。宣布诉讼/法律保留，须经内部法务的决定。这种情况下，在收到不再需要此类个人信息记录的通知之前，必须保存数据，不能删除、处理、销毁或者改变这些数据。

(2). 此外，在特殊情况下，可能会要求暂停与其他特定类型事件如信息技术系统更换有关的个人信息记录的销毁程序。

任何违反本制度的行为，都可能根据适用的法律和公司规章制度而被采取适当的措施，包括终止劳动关系。

任何有关本制度的问题或者建议，请联系数据保护官。

附录一：定义

附录二：记录的处理

附录三：数据保留时间表